Khách mời là một thành phần quan trọng có khả năng quyết định event được tổ chức có hoàn hảo hay không. Vì thế hầu hết những nhà thực hiện sự kiện đều chú trọng tới việc quản lý tốt khách mời tham dự sự kiện. Để làm tốt việc này người tổ chức sự kiện cần phải biết cách thực hiện, lên kế hoạch và có khả năng xử lý các sự cố có thể xảy ra.

http://www.tochucsukienpro.com/to-chuc-su-kien-cuoi-nam-gala-dinner-ct57/

Vậy để quản lý tốt nhất khách mời tham dự event bạn cần phải sử dụng những biện pháp nào? Hãy tham khảo một số thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Xác định đối tượng khách mời tham gia event là ai?

Với tư phương pháp là một người tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp thì bạn cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm một danh sách số lượng khách mời là bao nhiêu và đối tượng là các ai. Sau khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên phối hợp với phía doanh nghiệp để tiến hành gửi thiệp mời tới khách hàng nếu có thể bạn có thể gọi điện để xác nhận sự có mặt của khách mời trong event.

Sau khi đã làm việc này thì bạn sẽ nắm trong tay chính xác danh sách khách mời sẽ có mặt trong event. bởi vì thế trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện bạn nên gọi điện trước cho khách mời khoảng hai ngày để chắc chắn danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời trong quá trình event được diễn ra.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Điều này rất cần thiết khi tổ chức sự kiện, điều bạn cần làm là bố trí từ 2 đến 4 chiếc bàn cùng một số những PG những người này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn việc check in cho khách mời đến tham dự event. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm tới một số nhân vật quan trọng hoặc là đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham dự event bằng cách sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

to chuc le khai truong

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của sự kiện được tổ chức mà bạn có thể đặt thêm vô cùng nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời ở một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo.

Chủ đề cùng chuyên mục: