Khi mà khối lượng công việc của các Even-er ngày càng không ít thì việc thuê ngoài (Outsourcing) là một giải pháp khá hiệu quả. Bạn có thể có được sản phẩm chuyên nghiệp hơn mà trong nhiều trường hợp còn có thể tiết kiệm tiền hơn so với việc bạn tự làm. Tuy nhiên, để có thể thuê ngoài đạt chất lượng, bạn cần lưu ý 3 nội dung sau.

ban cong hoi gia re


1. Vận chuyển trang thiết bị, chỗ ăn ở cho khách mời.

Trang thiết bị tổ chức event có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch. 4 vật dụng này thường 3 công ty tổ chức sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. một vài nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thêm thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển một số thiết bị, và người tổ chức event sẽ không cần bận tâm tới việc vận hành những thiết bị này nếu khám phá được một nhà cung cấp thêm đáng tin cậy.

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ 4 nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của sự kiện (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ nên khá nhiều thiết bị hơn, hay là không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...).

Hoặc một event đòi hỏi phải vận chuyển hành khách và tìm chỗ tại qua đêm cho họ, hãy khám phá một công ty chuyên về tổ chức tour du lịch, họ rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, có được mức chiết khấu tốt nhất từ 4 nhà hàng, khách sạn và đôi khi còn giúp đỡ bạn rất nhiều về ý tưởng cho 3 hoạt động dành cho khách mời xung quanh event chính.

cho thuê người mẫu quảng cáo


2. Vấn đề nhân sự và thi công lắp đặt

Ngoài một số người chủ chốt trong một team thực hiện chương trình, còn rất nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như đa số người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... hoặc là PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh bạn nên sắp thời thời gian và công việc một cách hợp lí nhất.

Bạn nên thuê hẳn một nhà cung cấp lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn đa số vật dụng trưng bày, treo gắn một số hạng mục nhận diện (banner, standee...). Tuy nhiên, bạn cần làm việc kĩ với nhà cung cấp thêm ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng bởi đây là hạng mục chủ yếu và mất rất nhiều thời gian

nếu như bạn muốn truyền thông cho sự kiện thì perfect hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự khám phá cách thức liên hệ với một vài báo, đài hoặc tự viết bài PR tại vì chắc chắn bạn sẽ không có giá perfect như một vài agency chuyên về ngành này.