Dưới đây là một số bước để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp. Bạn hãy tham khảo nhé!

Chuẩn bị trước sự kiện

Thời kì cần chuẩn bị trước sự kiện phụ thuộc vào quy mô của sự kiện. Đối với các sự kiện lớn có thể đến hàng tháng. Còn những sự kiện ở quy mô vừa và nhỏ chỉ cần vài tuần hoặc vài ngày. Các việc cần chuẩn bị trước sự kiện gồm:
- Dựng sàn diễn, banner, backdrop, standee
- Đồng phục
- Thuê PG, thuê các thiết bị tương trợ sự kiện
- giao thông với các bên can dự (Xin giấy phép tổ chức,..)
- Lên danh sách khách mời

Xem thêm: 10 công ty tổ chức sự kiện lớn nhất

Tìm và xác địa điểm tổ chức sự kiện: sau khi xác định được quy mô của sự kiện, nắm được danh sách khách mời tham gia sự kiện. Đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định khu vực tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức nên tìm một địa điểm hiệp với chủ đề và concept của sự kiện. Đồng thời địa điểm tổ chức sự kiện cần phải đảm bảo có vị trí thuận tiện cho tất khách mời đến dự. Để tránh có sự cố đối với địa điểm tổ chức, tốt nhất là nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục can dự đến địa điểm tổ chức càng sớm càng tốt để tránh việc bị mất chỗ “đột ngột”.

Gửi thư mời và thông điệp: Thư mời được xem như là ấn tượng trước nhất của khách mời nhìn thấy được ở doanh nghiệp cho nên nên chú trọng vào phần nội dung của thiệp mời như: cái gì, khi nào, ở đâu, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của quý khách hàng.
Ngoài những bước trên, nếu sự kiện có những tiết mục văn nghệ hay đường dây chương trình. Đơn vị tổ chức cần phải cho chạy thử để tổng duyệt, nhằm tránh những sơ sót có thể xảy ra trong sự kiện.

Chạy chương trình

Người quản lý sự kiện sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động trong lúc sự kiện diễn ra. Những lúc nảy vấn đề ngoài dự định, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.
Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hành dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hành.

Xem thêm: tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Một số hoạt động sau sự kiện

Sau sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện cần dọn dẹp tất tật thiết bị để bàn giao cho bên thứ 3 và trao trả lại địa điểm tổ chức cho họ. Đồng thời cần phải thực hành một số công việc như đánh giá hiệu quả của sự kiện. Tổ chức một buổi họp nhỏ để các bộ phận tham gia tổ chức ít lại tất thảy các công việc đã thực hành, làm được những gì và không làm được những gì Đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các tuổi trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.